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Tipps zum Newsletterversand

Beinahe zwei Drittel aller weltweit versendeten E-Mails sind unerwünschte Spam-Mails. Es wird somit für seriöse Newsletter-Versender immer schwieriger, nicht selbst unter Spam-Verdacht zu geraten.
Auch wenn Filterprogramme zum Aussortieren von Spam immer besser arbeiten, immer wieder wird die eine oder andere erwünschte E-Mail unbeabsichtigt als Spam klassifiziert. So genannte »False Positives« kommen bei 10 bis 20 Prozent aller seriösen E-Mails vor.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie einige Grundregeln beim Versand Ihrer Newsletter mit Newsletter Software einhalten. Das fängt bei der formalen Gestaltung des Newsletters an und geht bis hin zur Sprache, die möglichst seriös sein sollte. Bevor Sie einen Newsletter versenden, sehen Sie sich deshalb unbedingt unsere folgenden Tipps genauer an:

Gestaltung

  • Verwenden Sie in der Betreffzeile keine Großbuchstaben und keine mehrfachen Sonderzeichen, zum Beispiel Ausrufungszeichen.
  • Verzichten Sie auf eine Personalisierung in der Betreffzeile, das Einfügen der E-Mail-Adresse macht die Mail für Spamfilter verdächtig.
  • Achten Sie auf eine seriöse Wortwahl und verwenden Sie keine Spam-verdächtigen Wörter wie »Gewinnspiel«, »kostenlos« usw.
  • Verschicken Sie nach Möglichkeit keine HTML-Newsletter, falls doch notwendig, dann halten Sie den Code einfach. Nutzen SIe kein Java-Script, keine Tabellen, keine großen Überschriften, nur wenige Farben, einen weißen Hintergrund, wenige Bilder und Links auf echte Domains (keine IP-Adressen).
  • Vermeiden Sie Anhänge. Verwenden Sie PDFs.
  • Ihre Empfänger haben ein Anrecht zu erfahren, von wem Sie die E-Mail erhalten haben. Also verstecken Sie sich nicht. Zeigen Sie Ihre Impressum-Angaben an. Hierzu gehören E-Mail, Telefon, Postanschrift und ein Link auf das Impressum der Website.

Absenderdaten

  • Wählen Sie eine seriöse Absenderadresse nach dem Prinzip »newsletter@name.de« oder »name@firma.de«. Verwenden Sie auf gar keinen Fall Zahlen.
  • Setzen Sie wenn möglich den kompletten Namen des Adressaten in der Anrede und in die Felder "To" oder "An" ein.
  • Achten Sie auf richtiges Versanddatum und -zeit.
  • Nutzen Sie unbedingt eine gültige Absender- und Reply-Adresse.
  • Achten Sie auf einen gültigen Domainnamen des Mailservers.

An- und Abmeldung

  • Nach der Anmeldung muss der Angemeldete eine Bestätigungs-E-Mail erhalten (vgl. Double-Opt-In).
  • In jedem Newsletter muss eine Abbestellfunktion integriert sein.
  • Die Abmeldung sollte auch mit normaler E-Mail an den Versender oder per Antwort-Funktion über den empfangenen Newsletter möglich sein.
  • Geben Sie einen Hinweis auf Widerspruchsrecht nach der Anmeldung.
  • Verweisen Sie auf Ihre Datenschutzerklärung.
  • Löschen Sie abgemeldete Adressen sicher und dauerhaft.
  • Pflegen Sie eine »Robinsonliste« (interne Blacklist mit Adressen, die wirklich nichts mehr etwas empfangen dürfen).

Technik

  • Überprüfen Sie die Konfiguration des Mailservers.
  • Testen Sie regelmäßig das Newsletter-An- bzw. -Abmeldeformular. Dies sollte unbedingt ein Double-Opt-In-Formular sein.
  • Ihr Versandsystem muss technische Normen (RFC 2822) einhalten.

Verhaltensregeln

  • Sie sollten per E-Mail innerhalb eines Tages erreichbar sein.
  • Versenden Sie auf gar keinen Fall E-Mails, die nicht angefordert wurden.
  • Reagieren Sie schnell auf Beschwerden.
  • Halten Sie die Rückläuferrate (»Bounce-Rate«) so gering wie möglich.
  • Checken Sie täglich den eigenen Spam-Filter, denn er könnte Beschwerden löschen.

Wenden Sie unsere Tipps an und reduzieren Sie somit das Risiko, dass Ihre Newsletter als Spam aussortiert werden. Mit Sorgfalt und etwas Zeit dürfte das kein Problem sein, die Empfänger werden Ihnen dankbar sein.

Mit unserem Newsletter Programm NewsLetter Pro können Sie all diese Tipps beherzigen und gelangen somit nicht in Spam-Verdacht.

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